เข้มกว่าได้
มาตรฐานบอกควร
บริษัทสั่งต้อง
เขียนให้ตรงกันทั้งเล่ม
ทำให้เพี้ยนไม่ได้
มาตรฐานบอกต้อง
บริษัทเขียนว่าแล้วแต่
ผู้ทวนสอบยังถือคำว่าต้อง
บริษัททำให้เข้มกว่ามาตรฐานได้ แต่ต้องไม่ทำให้คนละความหมาย
ระเบียบบัญชีของโรงแรมที่เขียนว่าควรเก็บมิเตอร์ แล้วฝ่ายตรวจภายในตีความว่าไม่เก็บก็ได้ จะกลายเป็นช่องโหว่ ถ้าบริษัทต้องการให้เป็นหน้าที่ ให้ใช้คำว่าต้องทำ
กลับกัน ถ้าระเบียบเขียนว่าต้องทำทุกอย่างที่มาตรฐานบอกว่าทำได้ พนักงานจะเก็บข้อมูลที่ไม่จำเป็น
อย่าปนคำว่าต้องทำ คำแนะนำ และทำได้ในประโยคเดียวกัน