บันทึกรถจากลิตรหรือจากระยะทางที่มีเงื่อนไข

รายละเอียดที่ตรงที่สุดคือลิตรแยกชนิดน้ำมันตามคันหรือตามแผนก ผู้รับผิดชอบคือผู้ดูแลรถหรือธุรการที่เก็บใบเติม ความถี่รายเดือนพอสำหรับรอบบิล

ถ้าไม่มีลิตรและมีแต่กิโลเมตร ต้องมีอัตราสิ้นเปลืองที่อธิบายที่มา หลักฐานคือใบเติมน้ำมัน สมุดรถ หรือรายงานบัตรน้ำมัน